Налаштування кадрової задачі Заявка

Заявки від співробітників — це універсальний інструмент, який дозволяє вам та співробітникам вашої компанії залишати запити на різні процеси, матеріальні цінності та інші способи взаємодії з компанією.

Через Заявки можна оформлювати:

запити на техніку;
відрядження;
лікарняні;
замовлення довідок;
інші запити, які зазвичай «з’їдають» час HR та керівників.

Виконавцем таких заявок може бути будь-який адміністратор системи: як існуючий, так і спеціально доданий (наприклад, HR-менеджер, системний адміністратор, фахівець сапорту тощо).

Нижче детальніше розглянемо, як налаштувати кадрову задачу Заявки.

Створення категорії заявки

Перш ніж працювати із заявками, необхідно створити типи заявок, які будуть доступні у вашій компанії.

Щоб створити категорію заявки:

Увійдіть у потрібну компанію.
Перейдіть у вкладку Налаштування компанії.
Оберіть тип кадрової задачі Заявки.
У полі Нова категорія введіть назву типу заявки (наприклад, «Заявка на техніку», «Довідка з місця роботи»).
Натисніть кнопку Створити — категорія з’явиться у списку заявок.

Налаштування доступності категорії

Для кожної категорії заявки можна налаштувати, хто її бачить і може ініціювати.

Доступні три варіанти доступів:

Доступна всім. У цьому випадку ви можете ініціювати таку заявку на співробітника самостійно. Або ж співробітник за допомогою мобільного застосунку також бачитиме цей тип заявки та зможе ініціювати його.
Доступна лише адміністраторам. Всі адміністратори, які мають доступ до заявок, бачитимуть та зможуть створювати її. Співробітники в застосунку не зможуть побачити цю задачу
Недоступна нікому. Якщо ви поставите цю відмітку, ніхто — ні адміністратори, ні колеги — не будуть її бачити. Так, ви можете з часом її допрацьовувати, вносити корективи й лише потім опублікувати для вашої команди.

Вибір виконавця заявки

Далі необхідно обрати виконавця для цієї категорії заявок. У «Вчасно.Кадри» є два основні способи налаштування:

Конкретний виконавець

Ви обираєте одну конкретну особу в компанії, яка відповідатиме за виконання цієї категорії заявок від співробітників.

Усі адміністратори

Зробити її доступною для всіх адміністраторів. Так, будь-хто з адміністраторів бачитиме цю заявку, зможе виконувати її або ставити в роботу для співробітників.

Налаштування погодження заявки

Наступним етапом налаштовуємо погодження заявки. Заявка може вимагати погодження, якщо ви увімкнете відповідний параметр і оберете співробітника, який обов’язково повинен її погодити. Це може бути як конкретна особа у вашій компанії, так і хтось з управлінською чи адміністративною роллю.
Якщо ж ви не вмикаєте цей параметр, то, відповідно, заявки йтимуть в роботу та на опрацювання без додаткового погодження з боку керівника чи співробітника.

Фінальні кроки та видалення категорії

Коли всі налаштування внесені, залишається лише натиснути кнопку Зберегти зміни і готова категорія заявок відобразиться у вашому списку.

Також при налаштуванні конкретної категорії заявок є можливість її видалення. Якщо така категорія заявок більше не потрібна чи була створена помилково, ви можете її видалити. Після цього вона перестане відображатися в налаштуваннях компанії, і до неї втратять доступ усі адміністратори та співробітники.
Поточні заявки можна буде довести до завершення, а історія завершених заявок збережеться.

Зверніть увагу: при видаленні зникають усі дані по цій категорії заявок, тому будьте уважні з цим параметром. Якщо заявка не потрібна тимчасово, краще зробити її «Недоступною нікому» — тоді вона збережеться в сервісі як неактивна.