Масовий підпис документів у «Вчасно.Кадри»

В кожній компанії є певні типи документів: положення, накази, ознайомлення, політики компанії, з якими одночасно потрібно ознайомити велику кількість співробітників. Задача Масовий підпис дозволяє надіслати один документ одразу всю вашу компанію чи певний підрозділ та відстежувати статус підписання кожного.

Як це працює на практиці:

1. 1. У кабінеті «Вчасно.Кадри» оберіть тип задачі Масовий підпис.
      
   2. На наступному кроці можна налаштувати задачу:

• обрати компанію, для якої відбуватиметься підписання документу
• додати тему задачі, щоб співробітники розуміли про що мова
• вказати дату, до котрої потрібен підпис документу
• налаштувати приватність документу
• написати коментар-повідомлення, яке отримають всі підписанти3. Завантажте потрібний файл, наприклад, Положення про електронний документообіг. На цьому кроці, за потреби, можна додати посилання на документ у Вчасно.4. Налаштуйте отримувачів. Документ можна надіслати всім співробітникам, окремому підрозділу або обраній групі. Після налаштування натисніть Надіслати.5. На сторінці задачі про Масовий підпис, ви можете перейти до розділу зі статусом підписання. Це окрема сторінка, на ній у реальному часі видно, хто отримав документ, хто вже його підписав і коли саме.

6. Тим, хто не підписав документ вчасно, можна надіслати нагадування — як усім одразу, так і окремим співробітникам, щоб не пропустити дедлайн.

Після того, як усі співробітники, на яких був відправлений документ, або підпишуть, або відхилять підписання документу, задачу потрібно завершити вручну: в меню “три крапки” оберіть відповідний пункт Завершити задачу. Після завершення задачі підписані документи можна побачити в розділі з документами в самій задачі та у профілі кожного співробітника.

Весь процес підписання прозорий і керований: не потрібно вручну збирати підписи чи перевіряти статуси по кожному співробітнику. Уся інформація про хід підписання зібрана на одній сторінці, а нагадування допомагають дотримуватися строків.